Min syn på ett ledningssystem

Allmänt

Alla företag har ett ledningssystem. Om ett företag inte har ett ledningssystem så kan det inte skapas något resultat som tillfredsställer de intressenter som företaget har. Den intressanta frågan är om ledningssystemet är lämpligt och effektivt.


Med ett synesett att alla intressenters intressen skall uppfyllas, då tar vi steget från ett kvalitetsledningssystem till ett "Business Management System".


Drivkraften till att införa och utveckla ett ledningssystem är mer en intern fråga än en extern fråga. Införandet av ett ledningssystem är ett viktigt och strategiskt beslut som endast kan tas av högsta ledningen. Alla inblandade måste vara med för att undvika att resultatet uppfattas som om något som är påtvingat. Det är lättare att följa en rutin som jag själv ha tagit fram än om det kommer från en extern part, t.ex. en konsult.

Det sägs att kvalitet är gratis. Jag anser att det är bättre än det. Om vi har kvalitet då har kunden fått vad som är avtalat och detta skapar en intäkt. Uppstår en reklamation uppstår, då har vi enbart kostnader som ej kan balanseras mot en intäkt, d.v.s. den tänkta vinsten på produkten minskar eller försvinner.

Om företaget ”Gör rätt sak”, dvs vi gör det som kunden vill ha, och ”sak rätt”, dvs vi gör enligt kundens specifikation och enligt egna instruktioner, utan avvikelser, då får vi betalt enligt avtalat pris.


När utformningen och innehållet i ledningssystem tas fram då måste alla intressenters krav tillfredsställas. Några av dessa tas upp nedan.


Ägaren

Syftet med ett företag är att skapa en vinst som kommer ägarens till godo. Vinst skapas när intäkter är större än kostnader. I den värld vi lever i så finns det konkurrens och priset på varan sätts av marknaden. Intäkterna, som är ersättningen för alla varor, kan ett företag inte styra. Det enda som företaget kan påverka är kostnaden för varan och dessa kostnader skall vara ett minimum. Produkten/tjänsten har ett minimum kostnad som består av direkt material och direkt tid. Allt material och tid däröver kan/bör ses som kvalitetsbristkostnader. Kvalitet kostar inte utan det är brist på kvalitet som kostar.

I detta läge kommer ett ledningssystem in. Genom att styra upp företagets verksamhet och ständigt övervaka dess verkan och förbättra ledningssystemet kan kostnaderna för varan reduceras. Denna kontinuerliga kostnadsreduktion skapar/ökar vinsten om priset är det samma. Denna vinst kan sedan användas till att sänka priset och öka marknadsandelar, investera i nya produkter eller att ge ägaren en högra vinst.


Kunden

Konsekvensen av ett ledningssystem är att kunden får tilltro till att leverantören kan leverera varan som kunden har beställt. Kunden får den avtalade varan i rätt tid, på rätt plats och till det avtalade priset.

Är kunden medveten om detta, vilket kan ta ett tag, övergår fokus från att diskutera förmågan att leverera till att diskutera den produkt som kunden önskar. Det sker en förskjutning på kundens fokus från tvivel på att om varan kan levereras till att diskutera specifikationen på produkten.


Myndigheter

Att vi skall uppfylla lagen är en självklarhet. Har vi tagit steget från ett kvalitetsledningssystem till ett "Business Management System" då ingår alla lagar som företaget berörs av.


Leverantörer

Leverantörer skall väljas, inte bara på den produkt/tjänst som företaget köper, utan även dess förmåga att uppfylla kommande. I dagsläget så är det mer än själva produkten som skall levereras, oftast så skall även en omfattande dokumentation ingå i leveransen. Viktigt är även kommunikation om produkten och leveransplaner. Glöm ej heller bara en sådan enkel sak som att svara på telefon och mail inom rimlig tid.


Konsultens roll

En konsult skall bidra med kunskap och möjliga lösningar på ett problem. Det är företaget som sedan löser det i sin värld. En konsult kan knappast företaget bättre än de anställda.

Vid en extern revision, från kunder eller från ett cert organ, så är det den enskilde som skall kunna förklara och motivera sitt arbetssätt.

När konsulten är klar med införandet så skall företaget ta hand om systemet baserat på egen kompetens och insikt. Denna kompetens och insikt har naturligtvis konsulten bidragit med. Är inte detta fallet så faller helheten ihop och risken ä att ett certifikat dras in samt att den förväntade resultatet uteblir, dvs att minska kostnaderna.